18|読み手に負担を与えない文章を書く

2025-04-24 2025-04-24

HCC JAPAN LLC.

HCCジャパンの提案、それが

コミュマー

「コミュニケーション」と「マナー」を融合させたHCCジャパンが提案する新しい考え方です。

人と人とのつながりを築く上で重要なのは、言葉や態度を通じた円滑なコミュニケーションと、相手の価値観や感情に寄り添い、思いやりをもって接するマナーです。これらの要素が一体となることで、より良い関係性を築き、深い信頼関係を育むことができると考え、コミュマーを提案させていただきます。

これまでの
コミュマー

18|読み手に負担を与えない文章を書く

こんなとき

現代のビジネスシーンでは、メールや報告書、プレゼン資料など、文章を通じたコミュニケーションが欠かせません。しかし、読み手に負担を与える文章は、誤解やストレスを生む原因となります。そこで、読み手にとってわかりやすく、負担を感じさせない文章を書くことが重要です。

読みやすい文章のポイント

伝えたい内容が明確にわかる言葉を用いる

具体的な言葉を使う: 抽象的な表現は避け、具体的な言葉を使うことで、読み手が内容を正確に理解しやすくなります。例えば、「物価が上昇しました」よりも「物価が前の月より10%上昇しました」の方が具体的で、誤解を招きにくいです。
一貫性を保つ: 同じ概念や対象を指す場合は、一貫した言葉を使いましょう。例えば、「顧客」とう言葉を使った後に「クライアント」と表記すると、顧客？クライアント？と読み手は戸惑ってしまうことがしばしばです。混同せず、どちらか一方に統一することで、読み手が混乱しないようにします。
曖昧な表現を避ける: 「多くの人が」や「いくつかの理由で」といった曖昧な表現は避け、具体的な数字や事実を示すことで、読み手が内容を正確に把握できます。例えば、「多くの人がこの製品を好んでいます」よりも「顧客の78%が〇〇製品を選びました」の方が明確です。
主語と述語を明確にする: 主語と述語を明確にすることで、文章の意味が伝わりやすくなります。例えば、「このプロジェクトは成功しました」よりも「△△メンバーの▽▽の取り組みによって、この××プロジェクトが成功しました」の方が、より明確になります。
略語: 略語を使う場合は、その説明を加えることで、読み手が理解しやすくなります。例えば、AI(人工知能)は一般的になりましたが、ただ「AI」と書くのではなく、「AI（Artificial Intelligence）と説明を加えることで、ミスコミュニケーションがとり少なくなります。に時間がかかります。

状況を描きやすい文章を書く

読み手が頭の中で文章を再現しやすいような文章を意識します。例えば、以下のような工夫が考えられます。

視覚的な表現: 「青い空の下で行われた会議」など、視覚的なイメージを喚起する表現を使う。
時間の流れを示す: 「まず、次に、最後に」といった時間の流れ(軸)を示す言葉を使うことで、読み手が内容を追いやすくする。
箇条書きを活用する：重要なポイントを箇条書きにすることで、読みやすくなります。
因果関係を明示する: 「なぜなら」「その結果」といった因果関係を示す言葉を使うことで、論理の流れを明確にする。

ビジネスシーンでの応用

ビジネスシーンでは、特に以下の点に注意して文章を作成しましょう。

メールの件名: 件名は簡潔かつ具体的に。「会議の件」よりも「4月24日会議の議題確認」の方がわかりやすいです。
報告書の要約: 報告書の冒頭に要約を入れることで、読み手が全体の内容を把握しやすくなります。
プレゼン資料: スライドにはポイントを絞り、視覚的な要素を取り入れることで、聴衆の理解を助けます。

Take Home Message

HCCジャパンが提案する「コミュマー（Commumare）」の考え方は、コミュニケーションとマナーの融合を通じて、相手との信頼関係を深めることを目的としています。今回は「読み手に負担を与えない文章を書く」をテーマに「コミュマー」を考えてみました。読み手に負担を与えない文章は、ミスコミュニケーションを少なくし、そして相手に対する思いやるマナーにも繋がります。今回のコミュマーを通じて、あなたの仕事や生活がより豊かで充実したものになることを願っています。